Introducciòn

El documento archivístico es el subproducto documental de los actos o transformaciones de la sociedad; por ello la garantía de su veracidad resulta esencial para el desarrollo ordenado de las relaciones humanas. Es por esto que su creación, mantenimiento y preservación siempre han estado condicionados por un conjunto de reglas que garantizan que dichos documentos archivísticos puedan considerarse evidencia confiable y autentica de transacciones en el ambiente electrónico.

Concepto

“Es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas, conscientemente a las funciones de los archivos”

A la archivística se la define, como una técnica que desde ciencias diversas mejora el proceso de recoger, identificar, valorar, describir, conservar y servir los documentos del archivo. Refiere a la complejidad de las tareas y afinidades sobre formas del documento formas de archivo y formas de las organizaciones.

Su definición definitiva de Archivística es: la Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios, su conservación, organización y los medios para su utilización.

Archivo

Con frecuencia se nos cuestiona al iniciar un curso, seminario o taller de archivo sobre:

¿Qué es archivo? Sin pensarlo mucho respondemos; es el mueble o el lugar o el sitio donde se guardan los documentos.

Archivo es la organización metódica y apropiada de los documentos para su control, conservación, restauración, manejo, registro y consulta.

TIPOLOGIAS DE ARCHIVOS

Los sistemas de archivos, estructuran la información guardada en una unidad de almacenamiento, normalmente un disco duro de una computadora, que luego será representada ya sea textual o gráficamente utilizando un gestor de archivos. La mayoría de los sistemas operativos poseen su propio sistema de archivos.

Clasificación alfabetica

Cuando realizamos una clasificación alfabética de personas o empresas, es preciso determinar la palabra por la que se ordena, por lo que se establecen normas de clasificación.

Se apoya en una base de conocimiento universal: el alfabeto: Tiene como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto. Este principio es directo, por que los documentos se puede consultar con solo leer el nombre de la carpeta, bolsa, ficha, tarjeta, etc;

Importancia del archivo

Si la actividad de oficina es parte importante para el desarrollo de la industria, comercio, servicios y sociedad en general, los documentos, registros y archivos son partes básicos de la administración y control de las oficinas, si prescindimos se éstos, o no se da la debida importancia, la oficina no prestara el servicio requerido o simplemente lo hará a medias, con resentimiento de la organización o función que estas llamada a desempeñar

MAS INFORMACION

Usos generales del sistema alfabètico

a)    En las empresa pequeñas, para el archivo de las hojas de vida.

b)    En los departamentos de investigaciones científicas, donde la documentación es solicitada por áreas o temas.

c)    Los ejecutivos, profesionales, profesores, y amas de casa, para sus asuntos profesionales sociales o profesionales.

d)    Para entidades que organizan, analizan efectúan y controlan sus operaciones por medio de distritos geográficos, sucursales, regionales, etc.

Tipos de archivos

SOPORTES ELECTRONICOS

   La irrupción del documento electrónico utilizado por los productores documentales en las instituciones ha provocado cambios en los trabajos archivísticos como en los procesos de organización, descripción y valoración de los documentos No obstante, en la utilización practica de estos, los soportes hay que tener en cuenta sus peculiaridades, características, utilización y conservación. Los principales son:

PARA CONOCER ASERCA DEL ARCHIVO

Protecciòn del documento

·         La protección de documentos esenciales van más allá de las medidas habituales de protección de los documentos contra incendios, robos, inundaciones, actos de vandalismo y sustancias peligrosas existe una serie de recursos preventivos para proteger contra catástrofes naturales y guerras. La tarea de elaboración y aplicación de un programa de protección de documentos esenciales recaen generalmente en el seno de una entidad gubernamental, sobre el responsable de la gestión de documento administrativos.

VIDEO

CONTENEDOR DE ARCHIVO EFICAZ

El contenedor de archivos ASF almacena la siguiente información en un archivo: Audio video a múltiples velocidades de bits, metadatos (como el titulo y el autor del archivo) y comandos de índice y de secuencia de comandos (como direcciones URL y subtítulos optativos). Es compatible con archivos desde hasta de 17 millones de terabytes.

Ventajas

El documento archivístico es el subproducto documental de los actos o transformaciones de la sociedad; por ello la garantía de su veracidad resulta esencial para el desarrollo ordenado de las relaciones humanas. Es por esto que su creación, mantenimiento y preservación siempre debes tener una copia como respaldo.

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